WFH sáng: Trượt vào email trước khi bắt đầu deep work
Giới thiệu
Trong môi trường làm việc từ xa, việc tổ chức lịch trình làm việc là rất quan trọng để duy trì hiệu suất. Một trong những thói quen mà nhiều người mắc phải là kiểm tra email ngay khi bắt đầu một ngày mới. Điều này có thể dẫn đến việc mất tập trung vào những công việc quan trọng hơn, đặc biệt là các nhiệm vụ cần tư duy sâu (deep work).
Tại sao kiểm tra email gây cản trở?
Kiểm tra email vào buổi sáng có thể khiến bạn rơi vào trạng thái phản ứng, thay vì chủ động. Thay vì bắt đầu với các nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể mất thời gian cho những việc không cần thiết hoặc cảm thấy căng thẳng khi nhận được thông báo từ khách hàng. Điều này đặc biệt đúng trong bối cảnh các freelancer tại TP.HCM và Hà Nội, nơi mà nhiều người làm việc với khách hàng ở nhiều múi giờ khác nhau.
Thiết lập thói quen làm việc hiệu quả
Để tối ưu hóa thời gian làm việc của bạn, nên thiết lập một thói quen cụ thể vào buổi sáng. Dưới đây là một số gợi ý:
-
Đặt mục tiêu cho ngày mới: Trước khi bắt đầu làm việc, hãy dành 10 phút để xác định các mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong ngày. Điều này giúp bạn có một kế hoạch rõ ràng và giảm thiểu sự phân tâm.
-
Chọn khoảng thời gian sáng để deep work: Hãy dành khoảng thời gian từ 1 đến 2 giờ đầu tiên của buổi sáng cho các nhiệm vụ cần tập trung cao. Điều này có thể là viết báo cáo, phát triển dự án hay chuẩn bị cho một buổi họp với khách hàng. Bạn có thể tham khảo thêm về cấu trúc phiên làm việc để tối ưu hóa thời gian.
-
Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian và công việc để giúp bạn giữ vững kế hoạch làm việc. Một số công cụ như Trello hay Asana có thể giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.
-
Tạo không gian làm việc thoải mái: Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy đảm bảo rằng không gian làm việc của bạn được tổ chức gọn gàng, không có sự phân tâm từ môi trường xung quanh. Đôi khi, việc sử dụng coworking ảo như Refocus cũng có thể là một giải pháp hay, giúp bạn làm việc bên những người khác mà không cần phải di chuyển.
Thời gian kiểm tra email hợp lý
Sau khi đã hoàn thành một khoảng thời gian deep work, bạn có thể dành thời gian để kiểm tra email. Tuy nhiên, hãy hạn chế thời gian này lại. Thay vì kiểm tra email liên tục trong suốt cả ngày, hãy đặt lịch kiểm tra email vào những khoảng thời gian cố định trong ngày. Bạn có thể kiểm tra email vào giữa buổi sáng và giữa buổi chiều, điều này sẽ giúp bạn không bị mất tập trung trong suốt thời gian làm việc của mình.
Làm gì nếu bị phân tâm?
Nếu bạn cảm thấy bị phân tâm bởi email hoặc các thông báo khác, hãy thử một vài kỹ thuật sau:
- Kỹ thuật Pomodoro: Tổ chức công việc theo các khoảng thời gian 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung mà không bị cảm giác quá tải.
- Tạo danh sách ưu tiên: Hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đánh dấu nó để cảm thấy có sự tiến bộ.
Kết luận
Làm việc từ xa có thể mang lại nhiều thách thức, nhưng nếu bạn biết cách tổ chức thời gian và duy trì sự tập trung, bạn có thể tăng năng suất của mình một cách đáng kể. Hãy thử áp dụng những phương pháp trên và xem sự khác biệt mà chúng mang lại trong công việc của bạn. Để tìm hiểu thêm về cách làm việc hiệu quả, bạn có thể xem thêm thông tin về body doubling. Đừng quên kiểm soát thời gian kiểm tra email của bạn để có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn trong ngày!